Eventorganisation

Geben Sie die Eventorganisation der nächsten Veranstaltung an die Full-Service Eventagentur Highlight Eventoffice

Eventorganisation - Das sollten Sie beachten

Wenn Sie ein Event planen, muss alles stimmen. Wer sich nur ab und zu mit der Planung von Veranstaltungen befasst, stößt gerade bei vielen Gästen schnell an seine Grenzen. An was muss nicht alles gedacht werden – von der Musik über das Catering bis zu geeigneten Räumlichkeiten. Eine Eventagentur kann Ihnen bei Bedarf unter die Arme greifen.


Welche Schritte müssen Sie gehen?

Ganz egal, welches Event Sie planen, ob es um eine private Feier oder ein Firmen-Jubiläum geht - Sie möchten, dass der Tag ein voller Erfolg wird. Doch das ist gar nicht so leicht. Manches, an das Sie denken müssen, offenbart sich erst später. Manchmal ist es dann schon zu spät, um negative Konsequenzen zu vermeiden. 

Für ein gelungenes Event müssen zahlreiche Fragen bedacht werden. Welche Location ist geeignet? Reichen die Sitzplätze für alle Anwesenden aus? Welcher Zeitpunkt eignet sich? Denken Sie früh genug daran, in einem Hotel oder einem anderen Veranstaltungsort die Räumlichkeiten zu mieten. Außerdem müssen Sie früh genug Einladungen verschicken, damit am Ende nicht die Hälfte der Plätze leer bleibt. 

Zu dem Job, eine Veranstaltung zu organisieren, gehört es auch, sich mit der Dekoration und einem möglichen thematischen Schwerpunkt zu befassen. Passende Musik müssen Sie ebenfalls auswählen. Zur Umsetzung kann sich ein DJ anbieten. Oder möchten Sie lieber Live-Musik? Und wie sorgen Sie dafür, dass die Stimmung perfekt ist? 

Auch das Essen und die Getränke müssen bedacht werden. Dafür müssen Sie auch abschätzen können, wie viel gegessen und getrunken wird - und was besonders beliebt ist. Bei alledem müssen Sie auch noch die Finanzen im Blick behalten. Die Organisation und Konzeption eines Events kann schnell sehr teuer werden.

Eventorganisation - Diese Fehlerquellen sollten Sie kennen

Die Planung eines Events ist mitunter eine schwierige Aufgabe. Ganz besonders, wenn sie von Laien ausgeführt wird, die keine Erfahrung mit der Organisation einer Feier haben. Die Event-Organisation stellt deshalb viele vor ein Problem. 

Die mit der Event-Organisation verbundene Arbeit bedeutet einen hohen Zeitaufwand. Und wer nicht durchdacht vorgeht, riskiert Fehler, die über den Erfolg oder Misserfolg Ihres Events entscheiden können. 

So muss man an vieles denken. Das fängt bei der Wahl eines geeigneten Zeitpunkts für das Event an. Es reicht auch über die Auswahl der Gäste - und die Wahl eines passenden Veranstaltungsorts. Wenn Sie zum Beispiel ein zweitklassiges Hotel wählen, fällt das möglicherweise negativ auf Ihr Unternehmen zurück. Und wenn Sie zu spät dran sind, kann es Ihnen passieren, dass die Wunsch-Location längst ausgebucht ist. Auch der Auftritt auf einer Messe muss frühzeitig geplant werden. 

Die Kommunikation spielt bei der individuellen Planung ebenfalls eine große Rolle. Sie müssen wichtige Absprachen mit Partnern treffen - und sicherstellen, dass diese ihren Job zuverlässig ausführen. Andernfalls riskieren Sie, dass Ihr Event unter seinem Potenzial zurückbleibt. Und das wiederum wirkt sich möglicherweise negativ auf Ihr Business und das Marketing Ihrer Firma aus. 

Häufige Fehler, die einem erfolgreichen Event im Weg stehen, betreffen auch die Auswahl der Musik, des Essens und des Servicepersonals. So müssen Sie etwa bedenken, dass es unter den Besuchern Allergiker, Vegetarier oder Veganer geben könnte. Es gehört zu einem guten Eventmanagement, alle Eventualitäten zu bedenken. Nur so sind Sie auch im Fall der Fälle auf alles vorbereitet.


Wie Sie von Profis profitieren können

Gerade Firmenevents sind prestigeträchtige Angelegenheiten - zumindest potenziell. Mit einer gelungenen Veranstaltung setzen Sie sich von der Konkurrenz ab. Mit einer schlechten riskieren Sie Ihren Ruf. Hier ist professionelles Management und Eventmarketing gefragt. 

Legen Sie den Job der Event-Organisation deshalb in erfahrene Hände. Wir wissen, welche Aufgaben bedacht werden müssen. Wir geben Ihnen individuelle Tipps für eine Veranstaltung, die Ihnen und Ihren Gästen noch lange positiv in Erinnerung bleiben wird. Dank unserer langjährigen Erfahrung wissen wir, wie die Ideen von Kunden optimal umgesetzt werden können.

Von der Organisation bis zur Durchführung kümmern wir uns mit unserem Team um alles. Das Know-how unserer Mitarbeiter macht die Event-Organisation zum Erfolg - und Sie haben die Gewissheit, dass der Job optimal erledigt wird.